国铁集团办公厅关于印发《铁路照片档案管理办法》的通知 铁办档史[2020]47号

中国国家铁路集团有限公司办公厅文件

铁办档史〔2020〕47号

国铁集团办公厅关于印发《铁路照片档案管理办法》的通知

国铁集团所属各单位,各铁路公司:

《铁路照片档案管理办法》已经国铁集团同意,现印发给你们,请认真贯彻执行｡

国铁集团办公厅
2020年 4月12日

铁路照片档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强铁路照片档案管理,确保照片档案管理规范统一,依据国家档案局《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014),结合铁路工作实际,制定本办法｡

第二条 本办法所称照片档案,是指在铁路运输､铁路建设､生产经营管理及社会活动中直接形成的,以静止摄影影像为主要反映方式､有保存价值的历史记录,包括银盐感光材料照片和数码照片｡

第三条 本办法适用于中国国家铁路集团有限公司(以下简称国铁集团)机关各部门､各附属直属机构､派出机构和国铁集团所属各单位､各铁路公司的照片档案管理｡

第四条 数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成｡元数据一般包括该数码照片的文字说明和EXIF信息｡EXIF信息是数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数｡主要包括数字成像设备的制造厂商､型号､拍摄日期和时间､分辨率､光圈､快门､感光度等信息｡

第五条 照片档案是档案全宗的组成部分,单位和个人在履行职能活动中形成的照片应按归档范围向档案管理部门移交,由档案管理部门集中统一管理,任何个人或单位不得占为己有或不予归档｡

第六条 各单位档案管理部门负责照片档案的集中管理,监督､指导照片的收集､整理､移交工作，照片档案的形成单位应按照归档范围做好收集､整理和移交工作｡

第七条涉密照片档案的管理应符合国家法律法规和国铁集团有关保密的规定和要求｡

第二章 收集

第八条 对具有归档价值的照片,摄影者或形成单位应及时整理,于次年6月底前完成归档移交工作｡重大活动或事件的照片,在活动或事件结束后,及时向档案管理部门移交｡档案管理部门可按收集范围随时征集零散的､具有保存价值的照片｡

应归档的照片包括:

(一)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片｡

(二)本单位主办或承办的重点工作､重大活动､重要会议的照片｡

(三)领导人､著名人物和国际友人参加铁路重大活动的照片｡

(四)记录本单位发展沿革的照片,历届领导班子成员的证件照片等｡

(五)本单位重点建设项目､重点科研项目照片｡

(六)本单位劳动模范､先进人物及其典型活动的照片｡

(七)本单位获得各种荣誉的照片和重要实物档案的照片｡

(八)记录本单位重大事件､重大事故､重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片｡

(九)记录铁路沿线地理概貌､重点工程的照片｡

(十)其他具有保存价值的照片｡

第九条 对反映同一内容的若干张照片,形成单位应选择其中具有代表性和典型性的照片归档｡照片应主题鲜明､影像清晰､画面完整､未加修饰剪裁｡反映同一场景的照片一般只归档一张｡对存有真伪疑义的照片,在归档前应进行鉴定｡

第十条 银盐感光材料照片档案应包括底片､照片和文字说明｡底片与照片影像应一致,文字说明应齐全｡对无底片的照片应翻拍成数码照片或进行数字化扫描，对无照片的底片应制作照片｡

第十一条 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件,分辨率应不低于300dpi,文件应不小于5MB｡格式应为JPEG､TIFF或RAW,推荐采用JPEG格式｡不能对数码照片内容和EXIF信息进行修改和处理｡

第三章 整理与移交

第十二条 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系､有利于保管､有利于提供利用的原则｡照片档案的整理要求见附件｡

第十三条 归档照片应附加文字说明｡拟写文字说明应综合运用事由､时间､地点､人物､背景､摄影者等要素,概括揭示该张照片所反映的主要内容｡

第十四条 照片档案的保管期限分为永久和定期,定期分为30年和10年｡保管期限的划分按照铁路相关档案管理办法的规定执行｡

第十五条 照片档案移交,应办理移交手续,编制照片档案移交清册并附基本目录(式样见附图),一式两份｡注明移交档案的数量和移交日期,交接双方点验合格后,在移交清册上签名､盖章,各存一份备查｡

第十六条 数码照片在向档案管理部门办理移交手续前,应对归档照片进行真实､可靠､完整､可用性检查,合格率达到100%时,方可移交｡元数据至少应包括题名､摄影者､任务､地点､业务活动描述､密级､计算机文件名等｡检查的主要内容包括:

(一)数码照片及其元数据能一一对应,数量准确且齐全､完整｡

(二)数码照片及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输､移交｡

(三)数码照片无病毒,数码照片离线存储介质无病毒､无损伤､可正常使用｡

第四章 存储

第十七条 数码照片采取建立层级文件夹的形式进行存储｡

一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹,在总文件夹下依次按不同保管期限､年度､照片组建立层级文件夹,并以保管期限代码､年度和照片组号命名层级文件夹｡

第十八条 数码照片档案应存储在耐久性好的载体上,可采用硬磁盘和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体,存储载体要符合国家有关要求｡数码照片的存储载体应一式二套,一套封存保管,一套供查阅利用｡

第十九条 为便于安全保管和检索利用,数码照片可采用电子档案管理系统进行管理,存储时可依托铁路数据中心,采用云存储技术等｡

第五章 保管和利用

第二十条 照片档案库房应做到防火､防水､防潮､防日光及紫外线照射､防污染､防有害生物､防震､防盗等要求｡应保持整齐､清洁,应有严格的使用和存放规则｡

第二十一条 照片､底片应恒温､恒湿保存｡库房24小时内的温度周期变化不应大于±2℃,相对湿度变化不应大于±5%｡

提供利用时,如果温､湿度存在较大差别,应缓冲过渡几小时后再使用｡离线存储在光盘上的数码照片档案的保存及工作环境应符合《电子文件归档光盘技术要求及应用规范》(DA/T38)｡

第二十二条 档案管理部门每两年应对照片､底片进行一次抽样检查,检查中应密切注意底片､照片的变化情况(卷曲､变形､变脆､粘连､破损､霉斑､褪色等),做好检查记录,发现问题,及时采取补救措施｡

第二十三条 存贮数码照片的磁性载体每满两年､光盘每满四年应进行抽样机读检验,抽样率不低于10%｡若温湿度出现严重波动,应缩短检查的间隔期｡存贮在磁性载体上的数码照片,每4年转存1次,原载体同时保留时间不少于4年｡

第二十四条 照片档案的利用执行档案借阅制度,严格审批手续｡照片档案原版不得外借,珍贵､重要､使用频率高的照片档案可制作复制件使用,利用时应确保档案的信息安全｡

第二十五条 已到保管期限的照片档案,档案管理部门应按照档案鉴定销毁制度组织鉴定小组进行鉴定销毁工作｡

第六章 附则

第二十六条 本办法由国铁集团档案史志中心负责解释｡

第二十七条 本办法自印发之日起施行｡原铁道部办公厅

《铁路声像档案管理暂行办法》(办档〔1993〕14号)中与本办法不一致的,以本办法为准｡

附件:照片档案整理要求